Làm sao để có thể xử lý nhiều chương trình sự kiện cùng một lúc với ít người!

Posted on Posted in Những vấn đề chuyên sâu về tổ chức sự kiện, Tintuc

Đối với một công ty tổ chức sự kiện nói chung và công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng TSK Media nói riêng thì đây là một vấn đề hầu như tất cả các công ty đều gặp phải. Những tháng mà hoạt động sự kiện ít tổ chức thì một doanh nghiệp với số lượng nhân viên tương đối ít thì có thể lên kế hoạch tổ chức ổn thỏa! Nhưng đối với một công ty tổ chức sự kiện đang trong mùa sự kiện thì việc hoàn thành đúng tiến độ như khách hàng yêu cầu thì đòi hỏi quản lý công ty cần phải lên kế hoạch rõ ràng để thực hiện…

Không ít các chương trình đã bị các công ty tổ chức sự kiện hủy bỏ do cùng một lúc trong mùa tổ chức sự kiện mà họ phải nhận quá nhiều chương trình. Việc này kiến cho uy tín công ty bị giảm sút và nguồn khách hàng trong tương lai khó có thể đảm bảo được. Vì vậy hôm nay công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng TSK Media xin hướng dẫn cho bạn đọc cách để tạo nên nhiều chương trình cùng một lúc mà không bị quá trễ theo yêu cầu khách hàng.

Lên kế hoạch chương trình:

Đây là một trong những bước đầu tiên vô cùng quan trọng đối với một công ty tổ chức sự kiện. Khi có hơn 2 chương trình chạy cùng một lúc thì việc lên kế hoạch sẽ kế cho công việc trở nên nhịp nhàng và ăn ý của tất cả các bộ phận. Đối với những dự án đòi hỏi thì công ngoài trời như nhà bạt hoặc sân khâu lớn thì đòi hỏi bộ phận thiết kế và kỹ thuật phải tập trung làm trước những thiết kế theo từng hạng mục mà khách hàng yêu cầu. Song song với đó là lên kế hoạch sắp xếp nhân viên thực hiện công việc cắt dán và in ấn thiết kế những phần phụ trước sau đó khi hoàn thành bản thiết kế giao cho bên thi công thì khi đó những thứ chi tiết cũng vừa hoàn thành xong nên có thể ráp vào ngay…

Tìm cộng tác viên:

Đối với những công ty nhỏ thì những yếu tố về con người khó có thể tránh khỏi. Nếu một trong những nhân viên bất ngờ gặp sự cố ngoài ý muốn thì rất khó để công ty có thể hoàn thành công việc đúng theo yêu cầu của khách hàng. Do vậy đòi hỏi người quản lý phải luôn luôn có cho mình những người làm cộng tác viên sẵn sàng làm việc khi cần.

Ngân quỹ sữ dụng cho chương trình:

Đối với những chương trình khách hàng thanh toán tiền trước thì việc này không đáng lo ngại. Nhưng đối với những khách hàng có hợp đồng thuê mua và sử dụng dịch vụ thì việc thanh toán sau thường được lựa chọn. Do vậy, công ty tổ chức sự kiện luôn yêu cầu một khoản tiền mặt đủ lớn để thanh toán tất cả các hóa đơn mua hàng phát sinh để tổ chức sự kiện.

Tìm đối tác chuyển chương trình đang tổ chức:

Đây là bước cuối cùng và bất đắt dĩ thì công ty doanh nghiệp mới phải làm vậy. Trong tình huống dự án phát sinh mà tất cả các yếu tố nói trên công ty không đủ thời gian nhân lực hoặc tiền bạc để sắp xếp được thì công ty nên tính đến phương án sang chuyển chương trình đến một công ty tổ chức sự kiện khác. Việc này giúp cho khách hàng đảm bảo được đúng thời gian chương trình và bên chính công ty của các bạn có thể tập trung hơn về các chương trình đang diễn ra. Nhưng nó cũng là con dao 2 lưỡi, nó sẽ gây ra ảnh hưởng là nguồn khách hàng trong tương lai sẽ không được đảm bảo và khó có thể duy trì…

Trên đây là một số kinh nghiệm mà công ty tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng TSK Media hướng dẫn cho các bạn. Chúc các bạn thành công

Facebook Comments
Làm sao để có thể xử lý nhiều chương trình sự kiện cùng một lúc với ít người!
5 (100%) 2 votes