Những vấn để pháp lý liên quan trong việc tổ chức sự kiện

Posted on Posted in Những vấn đề chuyên sâu về tổ chức sự kiện, Tintuc

Sự hiểu biết trách nhiệm theo luật là một phần thiết yếu để quản lý sự kiện hiệu quả. Để tổ chức một sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm đến một loạt các vấn đề pháp lý. Ngay từ đầu nhà tổ chức sự kiện cần phải xác định trách nhiệm pháp lý liên quan đến hoạt động sự kiện cụ thể của mình. Lưu ý rằng, phần này không nhằm mục đích cung cấp những tư vấn pháp lý cụ thể mà là những hướng dẫn ban đầu để nhà tổ chức sự kiện có những cân nhắc suy nghĩ và hành động. Trước hết, nhà tổ chức sự kiện cần hiểu rằng, cơ sở cho tất cả các khía cạnh của một sự kiện là những vấn đề pháp lý. Thực tế, pháp luật liên quan đến quản trị sự kiện rất khác nhau ở các quốc gia. Một khi sự kiện phát triển về số lượng, quy mô và tầm quan trọng đối với nền kinh tế, sẽ có nhiều điều luật liên quan đến chúng. Câu hỏi quan trọng trong quản trị sự kiện có thể là các ủy ban, một thực thể pháp lý riêng biệt hoặc các nhà tài trợ, họ nắm vai trò điều phối sự kiện. Điều quan trọng là hiểu được rằng quyền sở hữu sự kiện đòi hỏi trách nhiệm pháp lý. Các thành viên của một ban tổ chức có thể được cá nhân hóa trách nhiệm trong một sự kiện. Điều này thường thể hiện sự” liên đới chịu trách nhiệm”.Sau đây, sẽ đề cập những vấn đề pháp lý cơ bản, bao gồm hợp đồng, thương hiệu, logo. bảo hiểm, quy định, đăng ký và giấy phép.

Hợp đồng

Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên. Trong đó, xác định những nghĩa vụ , quyền lợi cơ bản và mô tả mối quan hệ trao đổi được thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng trước pháp luật. Hợp đồng có thể tồn tại dưới nhiều thể thức khác nhau: tài liệu văn bản giấy, tài liệu kỹ thuật số ( được gửi qua email, hay trên đĩa CD- ROM), fax hoặc có thể thỏa thuận bằng lời nói. Nhìn chung, loại hợp đồng cuối cùng, ít được sử dụng trong quản trị sự kiện. Hợp đồng bằng văn bản, có thể đơn giản chỉ là bản thỏa thuận. Loại này dài khoảng một hay hai trang. Song khi hợp đồng liên quan đến số tiền lớn và có trách nhiệm quan trọng, xây dựng một hợp đồng chính thức là cần thiết. Ở nước ngoài, một số công ty có ban pháp lý. Họ soạn thảo hợp đồng theo tiêu chuẩn riêng của công ty và các nhà cung cấp chỉ đơn giản điền các thông tin vào khoảng trống định sẵn. Những sự thay đổi, phải được ban pháp lý xem xét và chấp thuận. Những công ty lớn hơn có thể có những quá trình đàm phán chi tiết, thông qua đặc điểm kỹ thuật để quản lý hoặc kiểm soát.

Đối tượng ký hợp đồng

Cơ sở của tất cả các tài liệu quản trị dự án sự kiện của công ty là hợp đồng. Các hợp đồng thể hiện rõ quan điểm, mục tiêu của sự kiện và trách nhiệm của nhà quản trị sự kiện là phải lưu trữ nó theo thời gian. Tổ chức một sự kiện, công ty quản lý sự kiện cần thực hiện nhiều thỏa thuận với các tổ chức, cá nhân để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của mình. Một số đối tượng chính cần ký hợp đồng của công ty tổ chức sự kiện. Nếu nhà tổ chức sự kiện được thuê để tổ chức sự kiện cho một đơn vị chủ nhà. Một sự kiện quy mô trung bình, các công ty sự kiện hoặc là các bộ phận phối hợp với khách hàng sẽ cần ký những hợp đồng chính thức về thuê địa điểm, các nhà cung cấp, với các nhà tài trợ. Những sự kiện nhỏ, chi tiết nội dung hợp đồng có thể trình bày như Bản thỏa thuận.

Nội dung của hợp đồng

Nội dung của hợp đồng là tổng hợp các điều khoản mà các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng đã thỏa thuận.

Các điều khiển đó xác định những quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên: điều khoản về chủ thể; đối tượng của hợp đồng; giá cả; quyền và nghĩa vụ của các bên; phương thức thực hiện; phương thức thanh toán; giải quyết tranh chấp phát sinh nếu có.

Tùy theo từng loại hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận một hợp đồng rất chi tiết như” Hợp đồng thuê dịch vụ vui chơi giải trí”, nhưng có thể chỉ đơn giản là một bản’ giao kèo” hay là lệnh mua hàng. Một hợp đồng là ràng buộc giữa hai hay nhiều bên và có thể được đưa ra trước tòa. Vì thế, các nhà quản trị sự kiện cần quan tâm đầy đủ đến các thỏa thuận được ghi trong hợp đồng, cần nắm rõ những kiến thức về hợp đồng. Đồng thời, cần tận dụng lợi thế từ các bài học kinh nghiệm của hợp đồng trong quản lý các dự án sự kiện khác.

Hợp đồng phổ biến trong ngành công nghiệp chủ yếu dựa trên dự án, trong đó sử dụng một loạt thuật ngữ để chỉ ra các bên ký kết hợp đồng phải thực hiện. Trong phần này, các thuật ngữ được các nhà cung ứng hoặc người bán sử dụng để chỉ các nhà cung ứng một loại nguồn lực cụ thể, có thể là dịch vụ ( an ninh, âm thanh, ánh sáng), hàng hóa ( hoa trang trí, trang phục TNV và lễ tân ), hay là một tổng hợp cả hàng hóa và dịch vụ ( ví dụ, ăn uống). Các khách hàng có thể là nhà tài trợ, chủ sở hữu sự kiện của các công ty hoặc là công ty quản lý sự kiện. Nhà thầu là các nhà cung cấp một gói dịch vụ hay hàng hóa.

Dưới đây là một số lưu ý trong công tác xây dựng và quản lý hợp đồng thuê một số dịch vụ đặc biệt trong tổ chức sự kiện, bao gồm hợp đồng thuê dịch vụ vui chơi giải trí, hợp đồng thuê địa điểm, hợp đồng tài trợ và hợp đồng phát sóng trên đài truyền hình:

Hợp đồng thuê dịch vụ vui chơi giải trí:

Tùy theo loại sự kiện, hoạt động giải trí có thể được các nhà tài năng thực hiện từ thiện, có trường hợp nhà tổ chức sự kiện ký trực tiếp với các nhà tài năng. Nhưng phần lớn các trường hợp, ” nhà đại diện”( công ty quản lý nhà tài năng) ký thay mặt người biểu diễn. Nghĩa là người biểu diễn sẽ không trực tiếp ký vào hợp đồng. Loại hợp đồng này gồm hợp đồng chính và phụ lục hợp đồng ( một tập văn bản dịch vụ kèm theo). Thuê một nghệ sĩ biểu diễn có thể cần phải ký hợp đồng dài từ 20 đến 30 trang.Hợp đồng này thường bao gồm điều khoản yêu cầu các công ty sự kiện cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho diễn viên, cũng như lệ phí thực hiện. Nhà đại điện có thể liệt kê một tập hợp những chi phí thêm, chẳng hạn, ăn uống, chỗ ở, vận chuyển thiết bị biểu diễn và diễn viên và hỗ trợ dàn dựng. Công ty sự kiện bỏ qua điều này trong nhiều trường hợp sẽ đối mặt rủi ro và nguy hiểm. Nhà đại diện có thể được các đại lý của lĩnh vực giải trí như một cách để tăng lệ phí theo giá trị thực, nên có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho ngân sách của một sự kiện. Chẳng hạn, hội sinh viên đại học mà sử dụng một nhóm nhạc rock nổi tiếng cho một sự kiện tổ chức từ thiện, sẽ nhận thấy mục tiêu lớn của sự kiện bị thất bại bởi những quy định việc hoàn trả chi phí nhà ở, thực phẩm và chi phí vận chuyển cho nhóm người của nhà đại diện.

Về nội dung, khác với các hợp đồng về thuê các dịch vụ thông thường trong tất cả hợp đồng giải trí, có một điều khoản quan trọng là điều khoản loại trừ. Nếu các hoạt động quảng cáo của những người tham gia biểu diễn cũng được thực hiện khu vực sự kiện, sẽ có thể dễ dàng làm giảm tính độc đáo của sự kiện. Vì thế, hợp đồng giải trí cần đưa vào hợp đồng điều khoản loại trừ để ngăn chặn điều đó. Điều khoản này chỉ rõ là người biểu biễn không được phép biểu diễn tại một số khu vực địa lý khi sự kiện đang diễn ra hoặc một số ngày nhất định trước và sau sự kiện. Sự tế nhị của hợp đồng giải trí cho thấy, các nhà quản lý sự kiện cần được tư vấn pháp lý về hợp đồng khi lập kế hoạch một buổi hòa nhạc nổi tiếng.

Cuối cùng, hợp đồng phải có một điều khoản quy định rằng các bên ký hợp đồng có quyền ký thay cho các bên ký kết hợp đồng. Một nhóm giải trí có thể được đại diện bởi một số đại lý, nên các đại lý phải có văn bản chứng minh chỉ đại diện cho nhóm trong sự kiện này.

Hợp đồng thuê địa điểm:

Hợp đồng thuê địa điểm sẽ có những điều khoản đặc biệt, có thể bao gồm một số yếu tố cụ thể như sau:

  1. Các khoản bồi thường tổn thất thiệt hại địa điểm.
  2. Những yêu cầu cụ thể về nhân lực ( về nhân viên an ninh, về cung ứng dịch vụ thiết yếu ( thức ăn, đồ uống,điện, nước), dịch vụ ( y tế, chữa cháy); tiền bảo đảm ( khoản tiền, thường là % giá thuê để dùng cho bất kỳ công việc tăng thêm nào như làm sạch và sửa chữa hậu quả của sự kiện).
  3. Hình phạt nếu hủy bỏ ( mô tả hình phạt cho việc hủy sự kiện và nếu có người thuê sẽ được hoàn lại nếu địa điểm được tái sử dụng vào cùng thời điểm); hình phạt đối với sự kiện nếu tăng thêm thời gian tổ chức sự kiện.
  4. Thời gian đóng, mở cửa địa điểm và những chỉ dẫn để sử dụng hiệu quả phương tiện đi đến.
  5. Xác nhận số vé miễn phí giành cho nhà quản lý địa điểm.
  6. Điều khoản thêm vào hoặc thay thế ( khả năng thay đổi cơ sở vật chất bên trong của điểm đến).

Lưu ý rằng, khi thuê một địa điểm để tổ chức sự kiện,điều quan trọng là hợp đồng phải xác định rõ những gì bao gồm trong giá và hết sức tránh dùng những cụm từ mập mờ về nghĩa. Ví dụ: chỉ vì để có bàn ghế trong chụp ảnh địa điểm, không có nghĩa là nó bao gồm trong giá thuê địa điểm; hoặc” cần cải thiện nâng cấp trang thiết bị phòng họp trước ngày sự kiện diễn ra” không có nghĩa là mọi thứ đều được làm như suy nghĩ của nhà tổ chức sự kiện.

Hợp đồng tài trợ:

Ngoài những điểm chung của mọi hợp đồng đều có, một hợp đồng tài trợ phải xác định rõ các điều khoản sau:

  1. Các vấn đề liên quan đến chất lượng đại diện của nhà tài trợ ( thương hiệu và biển hiệu, độc quyền và quyền từ chối cho tài trợ thêm). Hợp đồng có thể xác định logo của nhà tài trợ được thực hiện diện trong tất cả tài liệu quảng cáo hoặc người bảo lãnh có quyền giám sát chất lượng tài liệu quảng cáo.
  2. Mức độ tài trợ độc quyền trong một sự kiện: tài trợ duy nhất, tài trợ miễn phí cho các nhà tài trợ.
  3. Cuối cùng, mô tả quyền hiếu khách, chẳng hạn, dành số lượng vé miễn phí cho các nhà tài trợ.

Hợp đồng tường thuật sự kiện đài truyền hình:

Hợp đồng phát sóng có thể phức tạp do số tiền lớn liên quan đến phát sóng và sản xuất các hàng hóa liên quan, chẳng hạn, video và ghi âm. Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng phát sóng, bao gồm:

  1. Xác định rõ vùng phát sóng ( lãnh thổ hay khu vực). Công ty sự kiện phải nhận thức đầy đủ các quyền trao cho đài truyền hình và giá trị của họ thông qua bản danh mục vùng phát sóng ( địa phương, khu vực, quốc tế).
  2. Xác định quyền bảo đảm: Quan trọng nhất là điều khoản chỉ rõ rằng công ty sự kiện có quyền ký cho toàn bộ sự kiện. Chẳng hạn, một số hội đồng địa phương, yêu cầu thêm một khoản phí phải trả cho phát sóng từ khu vực của họ. Ngoài ra, bản quyền người biểu diễn có thể ngăn cản mọi phát sóng không được phép của họ và công ty xuất bản. Biểu diễn hài hay biểu diễn hành động đặc biệt nhạy cảm về chương trình phát sóng và ghi âm.
  3. Tài trợ: Lĩnh vực này có thể đặt ra các vấn đề về mức độ khác nhau của các nhà tài trợ có liên quan. Đôi khi quyền của các nhà tài trợ và tài trợ phát sóng có thể xung đột.
  4. Phát lại, trích dẫn và bản quyền: Những điều này xác định số lần cho phép phát sóng lại, có hay không được phép thay đổi phát sóng về sự kiện hoặc trích đoạn và những tư liệu bình luận nào có thể được sử dụng. Công ty sự kiện có thể ký với một đài truyền hình, do nhận thấy rằng quyền phủ sóng sự kiện đã được bán với doanh số lớn hơn các đài truyền hình khác. Ngoài ra, một điều khoản về bản quyền có thể hủy bỏ nhiều điều khoản khác trong hợp đồng. Bản quyền có thể có khả năng sử dụng cho nhà tài trợ riêng, đó là vấn đề nếu chúng cạnh tranh trực tiếp với nhà tài trợ sự kiện.
  5. Hàng hóa: Hợp đồng có thể có một điều khoản đề cập đến các bản quyền đối với sản phẩm riêng có từ chương trình. Quyền sở hữu và bán các băng ghi âm này có thể là một nguồn thu lớn cho sự kiện. Thời gian gần đây, các công ty sự kiện thường bổ sung điều khoản trong các loại hợp đồng có liên quan đến hệ thống cung cấp trong tương lai: Việc sử dụng truyền thông đa phương tiện CD- ROM, cáp truyền hình và Internet là tất cả các thông tin liên lạc gần đây liên quan đến công nghệ mới tiếp tục được phát triển. Công ty sự kiện dễ dàng bỏ qua bản quyền sự kiện khi hợp đồng về những điều khoản chưa được biết đến, nên nhờ sự trợ giúp của các chuyên gia tư vấn pháp lý.
  6. Tiếp xúc trực tiếp với người biểu diễn: Các yêu cầu được tiếp xúc trực tiếp với người biểu diễn của các đài truyền hình phát sóng sự kiện cần phải là một phần của kế hoạch hậu cần và dàn dựng sự kiện. Một đài truyền hình có thể dễ dàng phá vỡ một sự kiện bằng cách đòi hỏi người biểu diễn đến phỏng vấn và phải là những người nổi tiếng. Điều quan trọng là xác định mức độ tiếp cận phát thanh có thể đối với các ngôi sao.
  7. Thanh toán: Ngay từ đầu, thiết lập những người và các yếu tố sẽ được liệt kê trong mục thanh toán.
Facebook Comments
Những vấn để pháp lý liên quan trong việc tổ chức sự kiện
5 (100%) 2 votes